(一)外贸跟单员的定义
外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物的生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随,“跟单”中的“单”是指合同项下的订单。而外贸跟单中的“单”，则是指企业的涉外合同或信用证项下的订单。对于外贸业务员来说，外贸跟单员是协助他们开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。
外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止，中程跟单是指“跟”到装船清关为止，全程跟单是指“跟”到货款到账、合同履行完毕为止。外贸跟单按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单。外贸跟单按业务性质可分为外贸公司跟单和生产企业跟单。
(二)外贸跟单员的工作范围
外贸跟单员的工作范围非常广泛，既涉及企业(外贸公司和生产企业)生产过程和产品质量控制的事宜，又涉及与外贸业务有关的其他部门(如海关、检验检疫部门、货物运输机构等)的事宜。在协助外贸业务员的磋商谈判(报价)，以及与客户签订合同后的确认样的制作、生产过程、报检报关、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等阶段，都会有外贸跟单员的身影。
